Datenschutzerklärung
für die PrimeBalance-Plattform (app.prime-balance.de) · Stand: 8. Juli 2026
1. Verantwortlicher und Rollen
Anbieterin der Plattform ist die PrimeBalance UG (haftungsbeschränkt) i.G., Resi-Huber-Platz 1, 81371 München (nachfolgend „PrimeBalance“). Datenschutz-Kontakt: privacy@prime-balance.de (kein gemäß Art. 37 DSGVO bestellter Datenschutzbeauftragter).
Für Mandanten- und Buchhaltungsdaten, die Ihre Steuerkanzlei in der Plattform verarbeitet, ist die Kanzlei Verantwortliche im Sinne der DSGVO; PrimeBalance handelt insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Für Ihre Konto-, Vertrags- und Nutzungsdaten ist PrimeBalance selbst Verantwortliche.
2. Hosting und Datenhaltung
Die Plattform wird auf Google Cloud in der Region europe-west3 (Frankfurt am Main) betrieben. Daten werden bei Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt; der Zugriff ist mandantengetrennt (Row-Level-Security auf Datenbankebene), rollenbasiert beschränkt und revisionssicher protokolliert.
3. Konto- und Anmeldedaten
Zur Anmeldung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und (verschlüsselt gespeicherte) Zugangsdaten Ihres Nutzerkontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Plattform verwendet ausschließlich technisch erforderliche Session-Cookies für die Anmeldung (§ 25 Abs. 2 TDDDG); es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt.
4. Kanzlei- und Mandantendaten
Belege, Buchungsdaten, Steuerformulare und zugehörige Dokumente werden ausschließlich im Auftrag und nach Weisung Ihrer Kanzlei verarbeitet. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der GoBD und des § 147 AO (acht bzw. zehn Jahre); Abschlüsse und Übermittlungen werden manipulationssicher versiegelt (Hash-Verkettung).
5. KI-gestützte Verarbeitung
Zur Unterstützung bei Belegerkennung, Buchungsvorschlägen und Prozessautomatisierung setzen wir große Sprachmodelle ein — derzeit Google Gemini über Google Vertex AI mit Hosting in der EU-Region sowie Mistral AI (Verarbeitung in der EU, Paris) für Texterkennung (OCR) und semantische Suche (Embeddings). Für steuerrechtliche Recherchen nutzen wir zusätzlich den spezialisierten Recherchedienst TaxGraph (TaxGraph GmbH, München). Dabei werden steuerfachliche Rechercheanfragen übermittelt, die im Einzelfall mandantenbezogene Sachverhaltsangaben enthalten können; die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) einschließlich Berufsgeheimnisträgervereinbarung (§ 203 StGB, § 62a StBerG) ausschließlich in der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Steuerlich relevante Ergebnisse (z. B. Meldungen, Buchungen, Erklärungen) werden nicht ohne menschliche Prüfung und ausdrückliche Freigabe durch Ihre Kanzlei übermittelt.
6. Webanalyse (OpenPanel)
Zur Verbesserung von Stabilität und Bedienbarkeit der Plattform setzen wir den Webanalysedienst OpenPanel der OpenPanel AB (Schweden) ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Produktverbesserung). OpenPanel arbeitet ohne Cookies: Zur Wiedererkennung innerhalb eines Tages wird ein täglich rotierender, nicht rückrechenbarer Hash gebildet; IP-Adressen werden unmittelbar verworfen und nicht gespeichert.
Die Einbindung erfolgt über unsere eigene Domain (First-Party-Proxy). Vor jeder Übermittlung entfernt unser Server Kennungen und freie Texte aus den Ereignisdaten: Seitenaufrufe verlassen unsere Infrastruktur nur als Routenmuster (z. B. „/mandate/:id“) — ohne Datensatz-IDs, Dokumenttitel, Suchparameter oder Mandantenbezug. Eine Identifizierung einzelner Nutzer oder Mandanten findet nicht statt. Sämtliche Analysedaten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert; mit der OpenPanel AB besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie können der Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Art. 21 DSGVO) — per E-Mail an privacy@prime-balance.de.
7. Zahlungsabwicklung
Die Abrechnung der Kanzlei-Abonnements erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland). Dabei können Daten an die Stripe, Inc. (USA) übermittelt werden; Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Mandantendaten sind von der Zahlungsabwicklung nicht betroffen.
8. E-Mail-Versand
Transaktions-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen) versenden wir über SMTP-Dienste sowie über Resend, Inc. (USA) auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Inhalte von Mandanten-Belegen sind nicht Bestandteil dieser E-Mails.
9. Übermittlungen an DATEV und Finanzverwaltung
Auf Veranlassung Ihrer Kanzlei können Buchungsdaten mit der DATEV eG (Nürnberg) ausgetauscht und Steuerdaten an die Finanzverwaltung (ELSTER) übermittelt werden. Solche Übermittlungen erfolgen ausschließlich nach ausdrücklicher Freigabe durch Ihre Kanzlei (Vier-Augen-Prinzip); die Freigabe ist technisch erzwungen.
10. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO: acht bzw. zehn Jahre) es verlangen. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht; Löschungen werden protokolliert.
11. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
Betrifft Ihr Anliegen Mandantendaten, die im Auftrag Ihrer Kanzlei verarbeitet werden, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihre Kanzlei als Verantwortliche; wir unterstützen sie bei der Erfüllung Ihrer Rechte. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde — für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.